Czynsz to wynagrodzenie za udostępnienie lokalu, w praktyce określany w odniesieniu do metra kwadratowego najmowanej powierzchni. Czynsz może być oznaczony
w walucie (rodzimej lub obcej) albo w świadczeniach innego rodzaju (np. świadczenie na rzecz wynajmującego usług remontowych, księgowych czy marketingowo-doradczych). Może ulegać zmianom, najczęściej z powodu waloryzacji (zapewnienia wynajmującemu tego samego dochodu przy zmianie wybranych wskaźników) lub wypowiedzenia przez wynajmującego jego dotychczasowej wysokości, do czego jest uprawniony zgodnie z art. 6851 k.c. Jeśli najemca chce się ustrzec ryzyka podwyższenia czynszu w drodze wypowiedzenia, należy w umowie zawrzeć wyraźne postanowienie wyłączające to kodeksowe uprawnienie wynajmującego.
Czynsz może być waloryzowany na zasadach i w terminach wskazanych w umowie. Należy w niej precyzyjnie podać wskaźniki waloryzacji – najczęściej indeksy wzrostu cen konsumpcyjnych, zakres zmian kursu waluty obcej, jeśli jest w takiej denominowany, czy wreszcie zastrzec jak często waloryzacja może być dokonywana i na jaki okres obowiązuje (np. „waloryzacja może następować jeden raz w roku kalendarzowym i zwaloryzowany czynsz pobierany będzie przez kolejne 12 miesięcy od dnia waloryzacji”.)
Umowa powinna wskazywać termin oraz formę zapłaty czynszu (np. przelew na określony rachunek albo płatność gotówką we wskazanym miejscu w kasie czy do rąk wynajmującego, za pokwitowaniem).
Wysokość czynszu zależy od lokalizacji i standardu lokalu, co nie oznacza absolutnej dowolności wynajmującego w kształtowaniu jego wysokości. Trzeba bowiem pamiętać, że jest grupa przepisów w pewien sposób administracyjnie oddziałujących na wolny rynek, wskazujących np. jakie działania mogą być uznane jako uciążliwe warunki umowne czy niedozwolone umowy wiązane. W niektórych przypadkach można więc na drodze sądowo-administracyjnej dążyć do obniżenia wysokości czynszu lub rezygnacji z niektórych obowiązków nakładanych na najemcę, korzystając z przepisów o przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym. Istotą praktyk monopolistycznych jest nadużycie władzy rynkowej, jaką w szczególności daje odpowiednio wysoki udział w rynku, prowadzące do ograniczenia samodzielności pozostałych uczestników rynku (kontrahentów i konkurentów) i w ten sposób ograniczenia możliwości prowadzenia działalności gospodarczej lub wymuszenia uczestnictwa w rynku na zasadach narzuconych, z reguły mniej korzystnych od tych, jakie miałyby miejsce w warunkach istnienia konkurencji.
Opłaty dodatkowe
Zwykle czynsz najmu nie obejmuje opłat dodatkowych i opłat za media, są one wskazywane odrębnie. Dlatego zawierając umowę należy koniecznie sprawdzić, jakie opłaty, poza czynszem, będą obciążać najemcę. Spotykane są opłaty za korzystanie z części wspólnych i otoczenia budynku, z miejsc parkingowych, czy też za prowadzenie przez wynajmującego wspólnych akcji marketingowych i reklamowych (wynajmujący może przewidywać opłaty za umieszczenie reklam czy informacji dotyczących najemcy przy wejściu/wystawie lokalu, ale i w innych częściach nieruchomości). Należy też doprecyzować zasady takich akcji, ponieważ np. najemcy powierzchni w centrach handlowych są zobowiązani do uczestniczenia w nich. Trzeba więc uprzednio ustalić np. częstotliwość i przewidywane koszty działań marketingowych i reklamowych.
Skonkretyzowania wymaga również partycypacja w kosztach ulepszania, zmian aranżacji czy rozbudowy np. centrum handlowego. Najemca musi upewnić się, jakie koszty i na jakich zasadach mogą go obciążać. Ponadto korzystanie z lokalu użytkowego wiąże się z obciążeniem najemcy kosztami mediów – m.in. za: doprowadzenie wody i odprowadzenie ścieków, energię elektryczną lub gaz, usługi telekomunikacyjne, możliwość korzystania z wind, utrzymanie porządku – także poza lokalem, pielęgnację zieleni, czy wreszcie zapewnienie ochrony. Zwykle rozliczenie kosztów mediów następuje w formie ryczałtu lub według faktycznego zużycia. Niejednokrotnie najemca zobowiązany jest do samodzielnego zawarcia umów z dostawcami mediów.
W umowie należy także uregulować kwestie rozliczeń związanych z ubezpieczeniami majątkowymi oraz podatkami od nieruchomości czy opłatami za użytkowanie wieczyste i jasno określić, która ze stron ma obowiązek zapłaty których należności.
Wszelkie postanowienia dotyczące opłat dodatkowych powinny pozwolić na określenie nie tylko strony, którą obciążają, ale także ich wysokości. Szczególnie należy sprawdzić, czy umowa nie zawiera nieostrych, z pozoru tylko bezpiecznych określeń, np. „najemca ponosi koszty modernizacji otoczenia lokalu proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni lokalu”. Z takiego zapisu nie wynika, jak często można spodziewać się modernizacji, ani jakie mogą być jej maksymalne koszty, ani nawet czy najemca ma jakikolwiek wpływ na decyzję dotyczącą modernizacji. Może się okazać, że proporcjonalny udział najemcy wynoszący nawet ułamek procenta przy częstych i kosztownych zmianach oznacza wydatki wielu tysięcy złotych. Wszelkie nieostre określenia typu „w szczególności” czy „między innymi” nie powinny odnosić się do opłat, bo wtedy ich konkretne obliczenie, ani nawet oszacowanie, jest po prostu niemożliwe.
Te same uwagi dotyczą udziału najemcy w kosztach akcji marketingowych i reklamowych.
Kary umowne i odsetki Umowa może przewidywać kary umowne
i obowiązek zapłaty odsetek na wypadek jej niewykonania lub nienależytego wykonania. Kara umowna przewidziana w art. 483 k.c. jest rodzajem odszkodowania. Od odszkodowania sensu stricto różni się tylko tym, że należy się bez względu na wysokość szkody. Wystarczy więc tylko wykazanie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, z przyczyn, za które odpowiada dłużnik, a nie trzeba wykazywać faktycznej wysokości szkody. Kara umowna w żadnym razie nie może być zastrzeżona na wypadek niewykonania świadczeń pieniężnych, ponieważ w razie zwłoki lub opóźnienia w zapłacie zastrzega się odsetki w wysokości ustawowej lub umownej.
Jednym z zabezpieczeń stosowanych przez wynajmujących na poczet ewentualnych roszczeń wobec najemcy jest zastrzeżenie kaucji. Zwykle stanowi ona krotność miesięcznego czynszu i wpłacana jest wynajmującemu przy zawarciu umowy najmu. Dlatego też należy uregulować w umowie zasady waloryzacji kaucji, jej zwrotu, ale przede wszystkim zasady skorzystania z kaucji przez wynajmującego. Po ustaniu umowy kwestie sporne mogą być wyjaśniane długo, zwłaszcza gdy trafią na drogę postępowania sądowego, oczekiwanie na rozliczenie może zająć nawet lata.
Innym rodzajem zabezpieczenia jest ustawowe prawo zastawu na rzeczach ruchomych najemcy wniesionych do lokalu. Zgodnie z art. 670 k.c. przysługuje ono wynajmującemu dla zabezpieczenia czynszu oraz świadczeń dodatkowych, z którymi najemca zalega nie dłużej niż za rok.
Lokal użytkowy może być wydany najemcy w stanie „surowym” lub „wykończonym”.
W każdym przypadku umowa musi określać, jak i czy strony rozliczą koszty wynikające z ewentualnego dostosowania standardu i wyposażenia lokalu do potrzeb najemcy.Jeżeli umowa nie zawiera regulacji w tym zakresie, wynajmujący może rozliczyć z najemcą poniesione przez niego koszty w chwili zwrotu lokalu, albo żądać przywrócenia go do stanu poprzedniego. Wartość nakładów w chwili zwrotu może wynikać z cen rynkowych i zasad rachunkowych, czyli między innymi z uwzględnieniem amortyzacji. Jednak wybór należy do wynajmującego i może on zażądać usunięcia wprowadzonych w lokalu zmian. Pamiętać należy, że wynajmujący nie ma obowiązku rozliczania nakładów, więc te kwestie trzeba przewidzieć w umowie.
Wzajemne prawa i obowiązki
Wynajmującego i najemcę obciążają pewne obowiązki, których naruszenie może oznaczać zakończenie umowy. I tak bez zgody wynajmującego najemca nie może oddać lokalu ani jego części do bezpłatnego używania, ani podnająć. Najemca ma obowiązek używania lokalu w sposób określony w umowie, a gdy umowa go nie określa – w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu. Bez zgody wynajmującego najemca nie może wprowadzać w lokalu zmian sprzecznych z umową lub przeznaczeniem (art. 667 § 1 k.c.) Najemca ma obowiązek stosowania się do regulaminu porządku domowego, jeśli nie jest on sprzeczny z uprawnieniami wynikającymi z umowy, oraz ma obowiązek liczyć się z potrzebami innych najemców czy lokatorów (art. 683 k.c.).
Jeżeli najemca w sposób rażący lub uporczywy narusza porządek domowy czy utrudnia korzystanie z innych lokali, wynajmujący może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia (art. 685 k.c.).
Jeśli najemca zalega z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, wynajmujący – po wezwaniu do zapłaty zaległego czynszu w dodatkowym jednomiesięcznym terminie i bezskutecznym jego upływie – może rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia (art. 687 k.c.). Przepis dotyczy czynszu i nie odnosi się do innych opłat, lecz reguła ta może być przez strony zmodyfikowana w umowie. Najemca powinien więc sprawdzić, czy wynajmujący dokonał dodatkowego zabezpieczenia i przewidział możliwość rozwiązania umowy w tym trybie także w razie braku zapłaty należności innych niż czynsz.
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia przez najemcę może nastąpić, jeżeli w lokalu występują wady zagrażające zdrowiu ludzi korzystających z lokalu (art. 682 k.c.)
Wynajmujący ma obowiązek wydania najemcy lokalu w stanie przydatnym do użytku i utrzymywania go w takim stanie przez czas trwania umowy najmu. Wszelkie naprawy, bez których lokal nie byłby zdatny do użytku obciążają wynajmującego. Jeśli wynajmujący nie dokona ich w odpowiednim terminie wyznaczonym przez najemcę, najemca jest uprawniony do dokonania ich na koszt wynajmującego, może także potrącić swą należność z tytułu napraw z czynszu najmu, składając odpowiednie oświadczenie.
Należy jednak pamiętać, że w razie zniszczenia lokalu z powodu okoliczności, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności, nie ma on obowiązku przywrócenia lokalu do stanu poprzedniego (art.662 par.3 k.c.). Ta regulacja wskazuje, jak ważne jest posiadanie odpowiedniego ubezpieczenia.
Załączniki i dodatkowe ustalenia
Zawierając umowę najmu trzeba zwrócić uwagę na załączniki lub tylko odwołania w umowie do innych regulacji. Jeśli więc znajdziemy zapis, że w kwestiach w umowie nieuregulowanych znajduje zastosowanie np. regulamin centrum handlowego, przed podpisaniem umowy trzeba dokładnie się z nim zapoznać, ponieważ wiele istotnych kwestii może być w nim zapisanych w sposób nieakceptowalny dla najemcy. Przed zawarciem umowy najemca musi otrzymać wszystkie dokumenty, pisma i regulaminy, o których mowa w umowie, nawet jeśli formalnie takie regulacje nie zostały nazwane załącznikami.
Stosunkowo istotną kwestią praktyczną jest uregulowanie lokalizacji i możliwości jej zmian w toku wykonywania umowy. Dla najemcy może mieć znaczenie zastrzeżenie określonej lokalizacji, jako że otoczenie zajmowanego lokalu użytkowego, czyli możliwość pojawienia się w pobliżu konkurencji ma istotny wpływ na prowadzoną działalność. Nie można wykluczyć otwarcia w przyszłości obok małego sklepu drogeryjno--kosmetycznego sieciowego marketu. Jeżeli umowa nie będzie zawierać zastrzeżenia, że wynajmujący jest zobowiązany do zapewnienia swoistej wyłączności najemcy w tym zakresie, należy liczyć się z możliwością pojawienia się konkurenta.
Ponadto dobrze jest sprawdzić, czy wynajmujący przewiduje lokalizację najemców z uwagi na asortyment (np. sklep z futrami czy biżuterią ma zapewnione stosowne otoczenie, czy też istnieje ryzyko, że obok pojawi się bar szybkiej obsługi lub centrum wyprzedażowe) a także, czy możliwe jest i w jakich okolicznościach przeniesienie najemcy w związku z reorganizacją centrum (sklep ze środkami ortopedycznymi nie będzie zainteresowany przeniesieniem z parteru na najwyższe piętro). Zastrzeżenie określonej lokalizacji należy obwarować karami umownymi. Gdy wynajmujący naruszy umowę, nie będzie potrzeby udowadniania wysokości poniesionej z tego powodu szkody, co jest trudne i czasochłonne.
Sytuacje sporne
Regulując rozwiązywanie kwestii spornych warto przyjąć jako podstawę polubowny sposób rozstrzygania sporów (szybsze i tańsze niż prowadzenie sprawy przed sądem, a na rozstrzygnięcie największy wpływ mają same strony), w drugiej kolejności – postępowanie mediacyjne, a dopiero po wyczerpaniu tych dróg kierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, czy to przed polski sąd powszechny, czy polski sąd arbitrażowy. Należy także zwracać uwagę na ewentualne zastrzeżenie właściwości sądu arbitrażowego – postępowanie arbitrażowe jest stosunkowo drogie i wymaga specjalnych procedur, więc nie zawsze będzie lepszym rozwiązaniem niż zastrzeżenie właściwości sądu powszechnego.
Jeśli umowa zawierana jest przez polski podmiot i ma być wykonana w Polsce, powinna być sporządzona w wersji podstawowej i wiążącej w języku polskim (może mieć wersję obcojęzyczną, lecz dla bezpieczeństwa, ułatwienia wykładni czy nawet ewentualnego procesu, jako podstawową i wiążącą strony dobrze jest przedstawić wersję polskojęzyczną). Umowa sporządzana jest w jednobrzmiących egzemplarzach, należy wskazać, w ilu i która ze stron ile egzemplarzy otrzymała.
Agnieszka Grzesiek
radca prawny
Kancelaria Prawa Gospodarczego
www.kpgag.eu
